大数据环境下档案管理的信息化

 1 高职院校档案管理在大数据环境下的当前现状 
  1.1 纸质档案的管理存在的缺陷 
  目前,大部分高职院校的档案还处于纸质方式的管理阶段,而在当前素质教育的前提下,各高职院校的目标主要集中在发展复合型人才方面,因而,高职院校在进行档案归档时,将归档的范围进行拓宽,并且,档案的内容也逐渐增多,除了对学生的个人资料进行档案管理之外,还对学生的奖惩处罚、学生的诚信材料、学生的心理状态以及学生的成绩和科研创新能力等都进行了归档管理,由此可见,高职院校的档案类型越来越多,档案的管理工作也越来越复杂。而目前高职院校的档案管理还处于纸质化阶段,难以达到高效的信息化管理,这就导致高职院校档案管理的工作量加大,难度也逐渐增大,并且,纸质的档案并不便于管理,大批量的档案比较占空间,而且如果出现档案丢失,对档案追补工作会相当麻烦。除此之外,大数据环境已经出现,使档案进行信息化管理是大势所趋,高职院校在进行档案管理的过程中,必须要尊重这一现实,应该对高职院校的各项档案进行信息化处理、储存和管理。 
  1.2 管理的基础受到严重的制约 
  目前,一部分高职院校已经认识到档案信息化管理的重要性,将档案资料进行信息化储存和管理,但是由于这些高职院校对档案信息化管理的了解程度还停留在比较肤浅的状态,对有些信息资料不能够及时的进行更新,致使高校档案的信息化管理出现滞后现象,并且大部分数据资料在收集管理的过程中相当耗费时间,这就使管理的基础受到了制约,对档案的管理也缺乏相应的实效性,这种情况对于高职院校的档案管理工作是一个极大的阻碍。 
  2 高职院校档案管理在大数据环境下的具体方法 
  2.1 高职院校领导的大力支持 
  在大数据环境下,对高职院校的档案管理工作必须转变管理思想和管理观念,因为在大数据环境下,信息化充斥着整个生产生活以及工作和学习,在社会管理和社会思维方面产生了巨大的变革。高职院校的领导作为高校管理的重要核心人物,应该促使管理层对思想观念进行革新,使管理方式进行转变,加强对大数据的工具和技术进行引用,完善档案管理的软硬件基础设施,对高校档案的信息化管理体系进行构建。除此之外,高校领导还要对高校档案的信息化管理进行监督,指出管理工作中存在的不足,并督促档案管理人员实时进行改正,以使档案的信息化管理的实效性增强。 
  2.2 档案信息化管理体系的构建 
  在对档案信息化管理体系进行构建的过程中,必须要遵循相应的原则,目前,我国大部分高职院校的档案管理工作还处于纸质化阶段,这些高职院校对档案信息化管理还不都了解,有时甚至对档案信息化管理非常轻视,认为档案的信息化管理是多此一举,因此,这类高职院校在档案管理方面仍处于管理的初级阶段,与大数据环境下的信息化管理严重脱轨。基于此,高职院校应该着眼与管理体系的全局,对高校档案的信息化管理进行仔细筹划。并且应该引入大数据工具和技术,并使之应用于高校的档案管理中,使高职院校档案信息化管理体系得以建立。 
  2.3 提升大数据管理的核心技术水平 
  大数据管理能够对大量的数据资料进行有效的分析和储存,这就是大数据管理的核心价值。在当前,大数据管理的基础性平台是云计算,通过对云计算技术的运用,可以使文件系统的储存创造条件,并在此基础之上对数据路以及索引进行有效的建立,当索引完成建立后,就能够对管理数据轻而易举的进行查询,从而提升了档案管理的效率。除此之外,在大数据管理过程中,对大数据进行实时开发和更新是非常必要的,在进行数据信息搜索时,不仅要对表明的数据信息进行收集,还需要对潜在未知的数据信息进行搜索,从而为大数据管理做好基础,可以使高职院校的档案馆实现网络化、信息化以及智能化管理和服务,提升大数据管理的核心技术水平,使高职院校的档案管理的高度得到提升。 
  3 高职院校信息化档案管理在大数据环境下的构建路径 
  3.1 认识大数据管理的重要性 
  由于大数据环境影响着整个社会的生产生活的进行,可见其是时代发展的一个标志,是社会发展的潮流,因此,在我们的生产生活以及学习的过程中,必须做到与时俱进,跟进大数据时代发展的潮流,通过对大数据的运用提高高职院校的档案管理的效率与质量,为高职院校的各方面信息及资源的管理工作提供基础性依据,使得高职院校的各项管理工作做到井井有条,大数据管理的作用非常广泛,并且使用,是目前高职院校档案管理的必要手段,因此,我们要充分认识到大数据管理的重要性,使档案管理的各项资源达到统一,以方便大数据管理的具体工作如期有效的进行开展。 
  3.2 明确高职院校信息化档案管理的目标及标准 
  在对大数据进行运用的过程中,必须明确高校信息化档案管理的目标,对大数据信息获取的主要内容进行确定,以使大数据档案信息化管理的实效性得到有效保证。而在目前高职院校进行信息化档案管理的过程中,缺乏相应的目标及标准,如果想将信息化档案管理的效率得到最大程度的发挥,并对信息化档案管理进行评比,则必须制定相应的目标及标准,使高职院校信息化档案管理的效率和效果有据可依。 
  3.3 利用大数据管理工具提升管理的效率 
  高职院校在进行档案管理的过程中,对大数据工具及技术的引进,不应该存在专业方面因素的制约,应该同较为专业的大数据开发制造公司建立合作关系,充分利用数字信息的有效资源,为高职院校的档案管理提供依据和工具。目前,高职院校的住宿管理、奖学金管理以及高校生自主学习管理都进行了有效的信息化管理,并且信息开发公司还特别针对高职院校的实际情况而开发出相应的信息管理系统,并得到了高校师生的一致好评,满足了高校档案信息化管理的需求,提升了管理工作的效率。 
  4 结语 
  综上所述,在大数据这个发展环境中,传统的档案管理方式已经不能够适应目前管理的需求,针对高职院校档案管理,必须通过建立高校档案的信息化管理进行对高校管理工作的完善,使高职院校各项管理工作能够有效、合理、科学的进行,提升高职院校信息化管理的层次和深度,以使高职院校档案管理相关部门能够迎接巨大的挑战,使高职院校的档案管理工作有条不紊的进行。 
  参考文献 
  [1]邰金星,王国平.数字化校园环境下教学档案管理中三个值得关注的问题[J].科技信息,2016,11(33):285-286. 
  [2]徐立.實现中职学校档案管理规范创新与信息化建设的方法[J].才智,2015,15(29):136-137. 
  [3]张冉妮,杨松平.大数据时代高校学生档案管理的挑战与对策研究[J].兰台世界,2015,17(2):21-22.
浏览次数:  更新时间:2017-10-27 07:54:58
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