浅谈如何做好现代档案管理工作

黄满

塔里木油田分公司塔西南勘探开发公司档案资料中心新疆喀什844804

摘要院档案工作对一个企业文化的形成和企业历史的积累起着很重要的作用,文章就如何将这些档案的收集、管理与有效的利用做到最优进行了阐述。

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关键词 院现代档案;管理工作

当一个企业成立,各种档案就构成了该企业的记录,随着时间的推移,所有的档案将成为历史,当经历实践的检验后,而有些档案内容就成为了一种企业专属文化,所以档案工作对一个企业文化的形成和企业历史的积累起着很重要的作用。而做为一名基层档案工作者来说,如何将这些档案的收集、管理与有效的利用做到最优,下面就笔者的工作经验结合实际进行阐述。

1 健全的制度以及受到领导的重视

第一,一个企业的领导不仅要在抓好各项生产、管理、经营的同时,还要做到统筹兼备,必须把档案管理的工作作为一项最基本的工作,并且要列入日常工作的管理目标;第二,建立一套相应的管理制度,把责任制度分配到个人;第三,通过档案管理业务的学习来提高相关人员的业务能力和专业水平,学习最新的工作经验,并且熟练掌握本专业的相关知识,逐渐完善档案的管理工作;第四,通过定期或者不定期的检查工作实现档案管理工作的规范化及系统化。

2 不断提升档案管理人员业务能力

档案资料归集、管理和利用之间的矛盾随着档案内容的丰富、信息载体的日益多样性、管理手段的不断完善以及数量的不断增加而显得尤为突出。根据适应档案信息化建设的需求,要培养一些不仅懂得网络技术,而且还要懂得信息档案的管理的综合型人才,以便为档案事业的持续发展提供人才的保证以及技术上的支持。

第一,档案人员的内在要求是要具备良好的政治素质。档案工作者要学习党的路线方针政策,使自己的业务工作保持正确的方向,应该具备较强的组织纪律性,遵守章程,杜绝一切泄密、失密的现象发生。把档案管理人员的专业培训作为重点的同时,还要把信息化建设当做专业培训和继续教育的内容列入培训的最基本科目;使能否掌握档案信息技术作为专业水平衡量的标准,而且要列入档案人员的考核范围。

第二,提高加强档案管理人员的业务素质。在人员的继续教育中,不仅要加强专业知识的学习,而且要提高对计算机的学习,把网络教育重视起来,确保能够适应现在对于档案工作的需要。档案工作人员的基本素质取决于继续教育的水平,同时也在不同程度上决定着档案事业的整体水平。就目前的档案事业发展情况看,以往的档案理论和管理经验在不断地完善,同时,档案管理人员也要不断创新,不断探索研究新型载体的档案所产生的问题。

第三,对档案管理人员的服务意识的加强。主动服务意识和默默奉献的精神要在工作中不断体现,除了要坚持原则,还要具备改革创新的精神能力。把“给多少”改为“收多少”、“给什么”改为“缺什么”、“等材料”改为“收集材料”,只有这样,才可以提高工作的效率,并且树立良好的形象。

3 关于档案的管理

3.1 收集档案

档案的收集看似是一个简单的工作环节,但为了保全档案的完整性以及实用性,需要很认真的态度,以及全员参与的状态。首先,要大力宣传档案的相关知识,提高大家的档案收集意识,帮助相关部门涉及产生档案岗位人员,提高档案鉴别能力。

其次,实行档案收集与管理的规范化。由于工作人员的日常工作比较繁忙,形成的文件是零碎的,这就很容易使文件丢失及堆积,为工作人员以后的各项管理工作都带来了很大的麻烦,很大程度上影响了工作的效率。所以档案工作的各个部门要把平时工作中材料、文件及图片等相关材料进行及时的整理归档,并且要按照要求进行完善。等到资料准备完整,交给档案管理人员进行集中管理,从而为档案文件的年终归档打下良好的基础。

第三,严格执行接收规定。为了确保档案的完整性,档案管理人员在接收各种档案时都要进行认真详细的记录工作,为今后查借阅提供保障。

3.2 整理档案,并进行分类及归档

把初步形成的、齐全的第一手资料按照要求进行有规律的预装及整理。档案的工作人员要按照档案归档的规范进行档案归档,并且掌握管理档案的案卷构成和档案分类方案,把移交的材料进行整理,按照要求进行管理,做到分类立卷准确无误,内容真实有效。对于不确定的要向经验丰富的同时及时确认,保证档案资料的准确及完整,与此同时,也要吸取教训、总结经验。

档案的存在是为了企业更好的利用。在现阶段档案资料数字化是有效利用档案信息资源的有效举措,这样能使大家快速查阅到想要的档案资料。电子档案已成了档案管理的重要形式。但有效的利用计算机的前提是必须录入准确的数据,否则会导致整个计算机档案管理陷入混乱之中。所以要加强档案资料前期处理的基础阶段,包括输入信息与数据的收集、整理及录入阶段,在录入检索信息时,一定要遵循简洁、明了、关键、便于查找的原则。

档案信息是人类在社会实践活动中的原始记录,是历史的结晶。因此,注重计算机中档案信息的安全性尤为重要。在网络环境下,档案资料数据库要具备建立入侵性病毒监控体系、拥护权限的控制、数据库的加密以及安全漏洞的检查等。决绝网络安全的重要措施是配置防火墙,用户权限管理是对用户身份的验证,加密是保护机密性的关键。而作为档案工作人员就要不断提高自身的政治素质和业务综合素质,树立档案工作者的风险意识,职业道德水平,强化保密意识,系统掌握现代管理知识和档案专业知识,努力优化知识结构,避免出现一些工作失误,能够更好地适应当前档案工作的需要。要让电子档案管理在高效统一的环境下运作,更好为企业服务。

3.3 关于档案资料的保管及存放

按照规格进行档案资料的立卷装订,做到符合要求。在档案柜中要有条理的按照类别进行档案的存放,档案信息与档案存放地址一致,方便以后实现档案管理工作的持久性。同时也要对已经存档的档案资料进行定期的安检,达到防水、防火、防盗、防虫所规定的要求。有些就算是不经常使用的档案资料也要经常地进行维护,发现问题应及时采取措施补救。

总之,如果从事档案的管理工作,只有做到热爱这份工作,并且充分了解这份工作,同时也要不断完善档案管理工作,才能够激起档案工作者的工作热情,从而使档案管理工作走上科学化、规范化和法制化的道路,形成良好的企业文化,更好地为企业服务。

浏览次数:  更新时间:2015-10-13 18:08:39
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